Einführung Bewerbungs- und Zulassungsmanagement
Inhalte des Teilprojektes zum Bewerbungs- und Zulassungsmanagement
Die Einführungsstrategie des neuen Campusmanagementsystems orientiert sich an Ablauf des Student Life Cycle. Das erste Teilprojekt ist die Einführung des Bewerbungs- und Zulassungsmanagements. Es ist eine innovative Lösung für die MLU, die die Prozesse von der Bewerbung bis zur Zulassung vereinfacht. HISinOne bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die Studieninteressierte ihre Bewerbungen einreichen und verwalten können, während die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen der Universität die Bewerbungs- und Zulassungsprozesse effizient verwalten können.
Das Einführungsprojekt zielt darauf ab, den Bewerbungsprozess weiter zu digitalisieren und Prozesse zu vereinfachen. Durch die Einführung des Bewerbungs- und Zulassungsmanagements von HISinOne können die Mitarbeitenden der Universität ihre Arbeit effizienter und effektiver gestalten. Die Vorteile des Projekts sind zahlreich und umfassen unter anderem eine verbesserte Transparenz, eine reduzierte Bearbeitungszeit und eine erhöhte Zufriedenheit der Bewerbenden.
Welche Vorteile ergeben sich für Studieninteressierte und Bewerber?
- Einfache und benutzerfreundliche Bewerbung: Die Online-Bewerbung ist sehr einfach und schnell abgeschlossen, und die Bewerber können ihre Daten und Unterlagen zeitgemäß einreichen.
- Übersichtliche Bewerbungsprozesse: Die Bewerber können den Status ihrer Bewerbung jederzeit einsehen und erhalten individuelle Benachrichtigungen über Änderungen oder Entscheidungen.
- Schnellere Bearbeitung von Bewerbungen: Durch Automatisierung und Digitalisierung der Bewerbungsprozesse können die Bearbeitungszeiten für Bewerbungen verkürzt werden.
- Transparenz über den Bewerbungsprozess: Bewerbende können den Status ihrer Bewerbung einsehen und erhalten Informationen über den Fortschritt des Bewerbungsprozesses.
- Sicherheit und Datenschutz: Bewerbungsdaten und -unterlagen werden sicher und datenschutzkonform gespeichert und verarbeitet.
- Barrierefreie Bewerbung: Die Online-Bewerbung ist barrierefrei und kann von allen Bewerbern leicht genutzt werden.
Welche Vorteile ergeben sich für die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen?
- Übersichtliche Darstellung von Bewerbungen: Das System bietet eine übersichtliche Darstellung von Bewerbungen, einschließlich Status, Unterlagen und Entscheidungen.
- Automatisierte Entscheidungsfindung: Das System kann die automatische Entscheidung über die Zulassung von Bewerbenden unterstützen, basierend auf definierten Kriterien und Voraussetzungen.
- Einfache Verwaltung von Zulassungsbescheiden: Das System ermöglicht die einfache Verwaltung von Zulassungsbescheiden, einschließlich der Erstellung, Versendung und Speicherung von Bescheiden.
- Integration mit anderen Systemen: Das System bietet zahlreiche Schnittstellen zu bewerbungsrelevanten Drittsystemen
- Barrierefreie Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche des Systems ist barrierefrei und kann von Sachbearbeitern mit Behinderungen leicht genutzt werden.
Das Projektteam
Das Projektteam für die Einführung des Bewerbungs- und Zulassungsmanagements (APP) von HISinOne an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (MLU) besteht aus einem engagierten und erfahrenen Team von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Das Team setzt sich aus Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Referats 1.1 und der Abteilung Anwendungssysteme des ITZ zusammen und wird durch andere Fachabteilungen (bspw. hinsichtlich Compliancethemen) unterstützt.
Das Team arbeitet eng mit der HIS eG zusammen, um sicherzustellen, dass das System den spezifischen Anforderungen der MLU entspricht und eine reibungslose Einführung gewährleistet ist. Als Projektleitung steht uns A. Siekerkotte von der HIS eG zur Seite, um die Einführung von HISinOne zu planen, zu koordinieren und zu überwachen. Zudem werden wir von den Fachberatern für die Systeminfrastruktur, die Erstellung von Webservices sowie hinsichtlich Prozessen, APP und Operatives Reporting begleitet.
Durch die enge Zusammenarbeit und die fachübergreifende Expertise des Teams kann die MLU sicherstellen, dass das neue Bewerbungs- und Zulassungsmanagement den Bedürfnissen der Universität und ihrer Studierenden gerecht wird.
Zeitplan - Der erste Abschnitt des Einführungsprojektes hat begonnen
Die MLU hat am 01.09.2024 mit dem Einführungsprojekt des neuen Campusmanagementsystems an der MLU begonnen. In den ersten vier Monaten stehen Workshops und Schulungen im Fokus, um die notwendige Wissensbasis zum Umgang mit dem neuen Campusmanagementsystem zu etablieren. Während die technischen Grundlagen geschaffen werden, erfolgt parallel die Überprüfung der Prozesse und fachlichen Anforderungen in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister. Anschließend erstellen die Fachberater aus den Ergebnissen der gemeinsamen Workshops die fachliche Planung und zeigen die - für die MLU - zu klärenden Fragen auf.
Anschließend werden die umfangreichen Konfigurationsarbeiten durchgeführt. Diese umfassen die Abbildung der Studiengänge einschließlich der Vergabeschemata der Studienplätze, die Anbindung des Datenimports von uni-assist und die Etablierung einer Schnittstelle zu Hochschulstart. Zudem möchte die MLU ihren Sachbearbeitenden und Studierenden das Verfahren rund um den Fach- und Studiengangswechsel vereinfachen, sodass hierfür eine modulübergreifende, papierlose Lösung geschaffen wird.
Auch die notwendigen Bescheide unterliegen im Rahmen dieses Organisationsentwicklungsprojektes einer umfangreichen Überprüfung. Insbesondere der Zulassungs-, Ablehnungs- und Ausschlussbescheid werden für das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement analysiert und auf ihre künftige Umsetzung neu konzipiert.
Diese umfangreichen Arbeiten nehmen Zeit in Anspruch, sodass die MLU plant, erstmalig mit der Kampagne zum SoSe 2026 produktiv zu gehen und die Bewerbungskampagnen sowohl für grundständige als auch für weiterführende Studiengänge über das neue Campusmanagementsystem abzuwickeln.
Wir werden regelmäßig über den Fortgang des Projekts informieren und über die wichtigsten Meilensteine und Ergebnisse unterrichten.
Wie geht es weiter?
Im nächsten Projektabschnitt wartet die Einführung des Studierendenmanagements (STU) auf die MLU. Damit erhalten die Studierenden zukünftig zahlreiche Selbstverwaltungsfunktionen und für die Sachbearbeitung wird das Gebührenmanagement vereinfacht.