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Vorbereitungsprojekt Migration Campusmanagementsysteme

Alles Wichtige zum Vorbereitungsprojekt

Am 1. November 2023 begann an der MLU das Vorbereitungsprojekt mit der HIS eG als erster Schritt des Projekts „Migration Campusmanagementsysteme”.

Ziel des Vorbereitungsprojekts ist es, die bisherigen Campusmanagementsysteme und die damit verbundenen Prozesse und Geschäftsanwendungsfälle zu erfassen und mit den etablierten Referenzprozessen der HIS eG für das neue Campusmanagementsystem abzugleichen. Das Ergebnis soll eine Schätzung des Aufwands für die Beratungsleistungen sein, die für die Migration von den HIS QIS/GX-Systemen zu HISinOne benötigt werden.

Um diese Schätzungen durchführen zu können, hat die HIS eG zunächst einen umfangreichen Fragebogen bereitgestellt. Dieser erfasst den Ist-Zustand der Prozesse und der eingesetzten Systeme sowie die Rahmenbedingungen an der MLU. Im Jahr 2024 werden zudem zu jedem Modul in den verschiedenen Segmenten Workshops zur fachlichen Grobplanung mit den Stakeholdern an der Universität durchgeführt. In diesen Workshops werden unter anderem Detailfragen geklärt und weiterführende Informationen zu den Prozessen erfasst.

Die MLU erhält eine Empfehlung zum Einsatz des Campusmanagementsystems HISinOne, in der die Besonderheiten und Aufwandstreiber bei der Umsetzung berücksichtigt werden.

Übersicht der zeitlichen Aufteilung der Workshops im Rahmen
des Vorbereitungsprojektes der MLU mit der HIS eG

Erarbeitung der Ergebnisse in den ersten zwei Quartalen 2025

Die MLU hat die Workshops mit der HIS eG erfolgreich durchgeführt und alle Zuarbeiten fristgerecht geliefert. Die Erstellung des zusammenfassenden Ergebnisses (Managementdokument) sowie des Meilensteinplans obliegt nun der HIS eG.

Sobald beide Dokumente vorliegen, kann die MLU entscheiden, welche Module des Campusmanagementsystems sie einführen und ob sie dem von der HIS eG vorgeschlagenen Meilensteinplan folgen möchte.
Die Projektbeteiligten warten gespannt auf die Ergebnisse. Das Vorbereitungsprojekt mit der HIS eG endete im zweiten Quartal 2025.

Workshops im vierten Quartal 2024

In Q4/2024 stehen die letzten Workshops im Vorbereitungsprojekt an. Folgende Workshops stehen auf der Agenda:

• Fachliche Grobplanung Forschungsmanagement (RES) am 20. November 2024
• Fachliche Grobplanung Doktorandenmanagement (DOC) am 19. Dezember 2024.

Damit hat die MLU einen wichtigen Schritt im Vorbereitungsprojekt erledigt und kann nun den Fokus vollständig auf das Einführungsprojekt legen, welches parallel begonnen hat.

Workshop im dritten Quartal 2024

Die MLU ist bislang (fast wie geplant) durch die Aufgaben und Workshops der vorhergehenden Quartale gekommen. Aufgrund der Sommerpause und den damit verbundenen Abwesenheiten steht nur ein Workshop an:

• Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement (EXA) Interview-Workshop & Einführungsstrategie
• Fachliche Grobplanung Doktorandenmanagement (DOC) wird in Q4/2024 verschoben

Im letzten Monat des Quartals wird dann die Quartalsplanung für Q4/2024 angestoßen.

Parallel hat die HIS eG die ersten Ergebnisse aus den Workshops zusammengefasst und den Bericht für eine erste Prüfung an die MLU übergeben.

Workshops im zweiten Quartal 2024

Standen im ersten Quartal 2024 vorrangig die Module des Core Segmentes sowie das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement im Fokus, sind die Themen in diesem Quartal vielschichtiger.

Folgenden Workshops stehen auf der Agenda:

• Fachliche Grobplanung Prozessmanagement am 15. Mai 2024
• Alumnimanagement (ALU) am 29. Mai 2024
• Berichtswesen / Business Intelligence (BI) am 18. Juni 2024
• Fachliche Grobplanung Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement (EXA) am 26./27. Juni 2024
• Forschungsmanagement (RES) --> wird in Q4/2024 verschoben

Zusätzlich wird die HIS eG mit der Analyse der Prüfungsordnungen der MLU beginnen, um im dritten Quartal den entsprechenden Workshop durchführen zu können.

Im Juni 2024 wird dann die Quartalsplanung für das dritte Quartal 2024 angestoßen.

Workshops im ersten Quartal 2024

Die Workshops für das erste Quartal 2024 sind terminiert und die Vorbereitungsaufgaben werden derzeit bearbeitet. Zum Start des Vorbereitungsprojektes mit der HIS eG stehen folgende Workshops auf der Agenda:

• Fachliche Grobplanung SYS am 22. Januar 2024
• Fachliche Grobplanung Portal am 22. Januar 2024
• Fachliche Grobplanung APP am 12. Februar 2024
• Fachliche Grobplanung PSV am 20. Februar 2024
• Fachliche Grobplanung STU am 5 und 6. März 2024
• Fachliche Grobplanung Operatives Reporting am 12. und 13. März 2024.

Im letzten Monat des ersten Quartals wird dann die Quartalsplanung für Q2/2024 angestoßen.

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