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Vorbereitungsprojekt Migration Campusmanagementsysteme

Das Vorbereitungsprojekt - eine Historie

Anfänge, Ziele und Durchführung

Am 01. November 2023 begann an der MLU das Vorbereitungsprojekt mit der HIS eG – dem Dienstleister für die derzeitigen und das zukünftige Campusmanagementsystem – als erster Schritt des Projekts „Migration Campusmanagementsysteme”.

Das Ziel dieses Vorbereitungsprojekts war es zuallererst, die bisherigen Prozesse und Anwendungsfälle, die mit den besagten Systemen der MLU verbunden sind, zu untersuchen.

Im zweiten Schritt wurden die Referenzprozesse der HIS eG zu den neuen Systemen mit den gelebten Prozessen der MLU abgeglichen.

Ziel war es, die erforderlichen Beratungsleistungen für die Migration von den alten HIS QIS/GX-Systemen zum neuen HISinOne abzuschätzen.

Um diese Schätzungen durchführen zu können, hat die HIS eG zunächst einen umfangreichen Fragebogen bereitgestellt. Dieser erfasste den „Ist-Zustand“ der eingesetzten Systeme sowie die Rahmenbedingungen an der MLU.

Begleitend dazu gab es im Jahr 2024 mit den Verantwortlichen an der MLU mehrere Workshops, die jedes Modul in den verschiedenen Segmenten näher beleuchteten, um die fachliche Grobplanung für diese zu erleichtern. In diesen Workshops wurden unter anderem Detailfragen geklärt und wichtige Informationen zur derzeitigen Nutzungsweise der Systeme erfasst. Weiter unten auf dieser Seite werden die einzelnen Workshops aufgeführt.

Das Ergebnis

Nachdem alle Workshops erfolgreich durchgeführt wurden – und nach gespanntem Warten von allen Projektbeteiligten – erhielt die MLU dann Mitte 2025 von der HIS eG ein zusammenfassendes Ergebnis (Managementdokument) und einen Meilensteinplan, welcher die zukünftigen Schritte und Ziele für das Gesamtprojekt umrahmt.

Das besagte Managementdokument sprach – mit Berücksichtigung auf all die Besonderheiten und Aufwandstreiber, die bei der Umsetzung aufkommen können – eine klare Empfehlung zum Einsatz des neuen Campusmanagementsystems HISinOne aus.

Mit dieser Empfehlung im zweiten Quartal 2025 endete schließlich das Vorbereitungsprojekt mit der HIS eG.

Eine chronologische Übersicht der abgeschlossenen Workshops

Mit dem Start des Vorbereitungsprojektes hat die MLU einen ersten Einblick in die Arbeitsweise der HIS eG bekommen. Die Projektdurchführung wird in der Regel quartalsweise geplant und abgeschlossen. Die nachfolgende Darstellung orientiert sich an diesen Abläufen.

Übersicht der zeitlichen Aufteilung der Workshops im Rahmen
des Vorbereitungsprojektes der MLU mit der HIS eG

Workshops im 1. Quartal 2024

Zum Start des Vorbereitungsprojektes mit der HIS eG im 1. Quartal 2024 fanden folgende Workshops statt:

• Fachliche Grobplanung SYS am 22. Januar 2024
• Fachliche Grobplanung Portal am 22. Januar 2024
• Fachliche Grobplanung APP am 12. Februar 2024
• Fachliche Grobplanung PSV am 20. Februar 2024
• Fachliche Grobplanung STU am 05./06. März 2024
• Fachliche Grobplanung Operatives Reporting am 12./13. März 2024.

Im März 2024 wurde dann die Quartalsplanung für Q2/2024 angestoßen.

Workshops im 2. Quartal 2024

Während im 1. Quartal 2024 noch vorrangig die Module des Core Segmentes sowie das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement im Fokus standen, waren die Themen in diesem Quartal weitaus vielschichtiger.

Folgende Workshops standen auf der Agenda:

• Fachliche Grobplanung Prozessmanagement am 15. Mai 2024
• Alumnimanagement (ALU) am 29. Mai 2024
• Berichtswesen / Business Intelligence (BI) am 18. Juni 2024
• Fachliche Grobplanung Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement (EXA) am 26./27. Juni 2024
• Forschungsmanagement (RES) wurde in Q4/2024 verschoben

Die HIS eG hat in dieser Zeit außerdem die Prüfungsordnungen der MLU analysiert, um im 3. Quartal dann den entsprechenden Workshop gestalten und durchführen zu können.

Die Quartalsplanung für Q3/2024 wurde im Juni 2024 angestoßen.

Workshops im 3. Quartal 2024

Zu diesem Zeitpunkt hat die MLU (fast) wie geplant die Aufgaben und Workshops aus der ersten Hälfte von 2024 erfolgreich abgeschlossen. Aufgrund der Sommerpause und den damit verbundenen Abwesenheiten stand im 3. Quartal 2024 deshalb nur der Workshop Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement (EXA) Interview-Workshop & Einführungsstrategie an. Die fachliche Grobplanung Doktorandenmanagement (DOC) wurde in das vierte Quartal 2024 verschoben.

Parallel hat die HIS eG außerdem die ersten Ergebnisse aus den Workshops zusammengefasst und einen Berichtsentwurf für eine erste Prüfung an die MLU übergeben.

Wie auch schon zuvor wurde dann im letzten Monat des Quartals die Quartalsplanung für Q4/2024 angestoßen.

Workshops im 4. Quartal 2024

In Q4/2024 wurden die letzten noch ausstehenden Workshops im Vorbereitungsprojekt durchgeführt. Die folgenden Workshops wurden in diesem Quartal abgehalten:

• Fachliche Grobplanung Forschungsmanagement (RES) am 20. November 2024
• Fachliche Grobplanung Doktorandenmanagement (DOC) am 19. Dezember 2024.

Damit war schließlich der wichtigste Schritt im Vorbereitungsprojekt erledigt, und die MLU konnte ihren Fokus vollständig auf das Einführungsprojekt legen, welches zeitgleich begonnen hat.

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