Einführung Bewerbungs- und Zulassungsmanagement
Das Teilprojekt zum Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (APP)
Die neuen Campusmanagementsysteme der MLU werden nach der Reihenfolge des Student Life Cycles eingeführt – an erster Stelle steht dabei das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (APP-Modul). Diese innovative Lösung wird durch die neuen Systeme der HIS eG, namentlich HISinOne, möglich gemacht.
HISinOne bietet eine moderne, einfach zu bedienende Oberfläche, über die Studieninteressierte ihre Bewerbungen einreichen und verwalten können, während die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen der Universität die Bewerbungs- und Zulassungsprozesse in ein und demselben System effizient verwalten können.
Dieses Teilprojekt zielt darauf ab, den Bewerbungsprozess für zukünftige Studierende weiter zu digitalisieren und zu optimieren. Durch die Einführung des APP-Moduls von HISinOne können die Mitarbeitenden der MLU ihre Arbeit einfacher, schneller und effektiver gestalten. Die Vorteile, die aus dem Projekt entspringen, sind zahlreich und umfassen unter anderem verbesserte Transparenz, reduzierte Bearbeitungszeit von Anträgen und Bewerbungen, und vereinfachte Navigation des Bewerbungsprozesses für zukünftige Studierende.
In Zukunft können Studieninteressierte sich auf all diese Vorteile bei ihrer Bewerbung freuen:
- Benutzerfreundlichkeit: Die Online-Bewerbung ist einfach und schnell abgeschlossen, und die Bewerber können ihre Daten und Unterlagen zeitgemäß einreichen.
- Transparenz: Die Bewerber können den Status ihrer Bewerbung jederzeit einsehen und erhalten individuelle Benachrichtigungen über Änderungen oder Entscheidungen.
- Geschwindigkeit: Durch Automatisierung und Digitalisierung der Bewerbungsprozesse können die Bearbeitungszeiten für Bewerbungen verkürzt werden.
- Sicherheit und Datenschutz: Bewerbungsdaten und -unterlagen werden sicher und datenschutzkonform gespeichert und verarbeitet.
- Barrierefreiheit: Die Online-Bewerbung ist barrierefrei und kann von allen Bewerbern leicht genutzt werden.
Wie erwähnt ergeben sich auch für die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen nachhaltige Vorteile aus den neuen Systemen:
- Übersichtlichkeit: Das System bietet eine deutliche, übersichtliche Darstellung von Bewerbungen, einschließlich Status, Unterlagen und Entscheidungen.
- Automatisierung: Das System kann die automatische Entscheidung über die Zulassung von Bewerbenden unterstützen, basierend auf definierten Kriterien und Voraussetzungen.
- Vereinfachung: Das System ermöglicht die einfache Verwaltung von Zulassungs-, Ausschluss- und Ablehnungsbescheiden, einschließlich der Erstellung, Versendung und Speicherung von Bescheiden.
- Universalität: Das System bietet standardisierte Schnittstellen zu bewerbungsrelevanten Drittsystemen.
- Barrierefreiheit: Die Benutzeroberfläche des Systems ist barrierefrei und kann von Sachbearbeitern mit Behinderungen leicht genutzt werden.
Das Projektteam
Das Projektteam für die Einführung des APP-Moduls von HISinOne an unserer Universität besteht aus einem engagierten und erfahrenen Team von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Referats 1.1 und der Abteilung Anwendungssysteme des ITZ.
Außerdem unterstützen Experten und Expertinnen aus anderen Fachabteilungen (bspw. hinsichtlich Compliance) die Arbeit im Projekt.
Das Team arbeitet eng mit der HIS eG zusammen, um sicherzustellen, dass APP den spezifischen Anforderungen der MLU entspricht und reibungslos in die laufenden Prozesse eingeführt werden kann.
Als Projektleitung steht uns A. Siekerkotte von der HIS eG mit Rat und Tat zur Seite, um die Einführung von HISinOne zu planen, zu koordinieren und zu überwachen.
Zudem begleiten die Fachberater der HIS eG die MLU bei jedem Schritt der Einführung von HISinOne – vor allem mit Blick auf Systeminfrastruktur, die Erstellung von Webservices, und fachlichen Umsetzungsfragen wie APP und Operatives Reporting.
Durch die enge Zusammenarbeit und die fachübergreifende Expertise des Teams kann die MLU sicherstellen, dass das neue Bewerbungs- und Zulassungsmanagement den Bedürfnissen unserer Universität und ihren Studierenden gerecht wird.
Ablauf des Einführungsprojektes – der erste Abschnitt ist abgeschlossen!
Am 01. September 2024 fiel der Startschuss für das Einführungsprojekt der neuen Campusmanagementsysteme an der MLU. In den 4 Monaten bis zum Jahreswechsel standen dabei Workshops und Schulungen im Fokus, um das passende Know-How zur Nutzung der neuen Systeme zu erlangen.
Zeitgleich wurden die technischen Grundlagen für den Umstieg zu den neuen Systemen geschaffen, und in Zusammenarbeit dem der HIS eG wurden die verschiedenen fachlichen Anforderungen und Prozesse überprüft.
Anschließend erhielt die MLU die fachliche Planung für das Einführungsprojekt – das Ergebnis der gemeinsamen Workshops, zusammengetragen von den Prozess- und Konfigurationsfachberatern der HIS eG – und wichtige Fragen zur Umsetzung wurden geklärt.
Schlussendlich wurden die umfangreichen Konfigurationsarbeiten durchgeführt – dazu gehören vor allem:
- die Abbildung der Studiengänge und Vergabeschemata für die Studienplätze,
- die Anbindung des Datenimports von uni-assist,
- die Bereitstellung einer Schnittstelle zu Hochschulstart,
- und die Vereinfachung der Verfahren rund um Fach- und Studiengangswechsel für Sachbearbeitenden und Studierenden – papierlos, modulübergreifend, intuitiv zu bedienen.
Auch die notwendigen Bescheide wurden im Rahmen dieses Projektes gründlich analysiert. Insbesondere wurden die Bescheide rund um Zulassung, Ablehnung und Ausschluss überprüft und für ihre künftige Umsetzung neu konzipiert.
Diese umfangreichen Arbeiten nahmen viel Zeit in Anspruch. Die MLU hat deshalb die Bewerbungskampagne erstmals zum SoSe 2026 in den laufenden Betrieb überführt.
Damit konnten alle Bewerbungen auf Studiengänge, die die MLU zum Sommersemester anbietet – von Bachelor bis Promotion – über das neue Campusmanagementsystem abgewickelt werden.
Mit der Bewerbungskampagne zum WiSe 2026/27 wurde dann die Funktionsbreite des APP-Moduls nochmal erweitert. Ab dieser Kampagne konnte auch die Verknüpfung über Hochschulstart für ZV- und örtlich zulassungsbeschränkte Studiengänge (Bewerbungsverfahren für Hochschulstart) sowie die Bewerbungsverfahren für alle weiteren Studiengänge, einschließlich Lehramt zur Verfügung gestellt werden.
Wir werden Sie auf dieser Seite regelmäßig über die Fortschritte, die wichtigsten Meilensteine und die Ergebnisse dieses Projekts informieren.
Wie geht es weiter?
Im nächsten Projektabschnitt wartet die Einführung des Studierendenmanagements (STU) auf die MLU. Damit erhalten die Studierenden zukünftig zahlreiche Selbstverwaltungsfunktionen, und für die Sachbearbeitung wird das Gebührenmanagement vereinfacht.
Wir freuen uns über den stetigen Fortschritt zur Einführung des neuen Campusmanagementsystems HISinOne – die Zukunft der IT-gestützten Verwaltungsarbeit im Campusmanagement unserer Universität ist zum Greifen nahe.