Prozessmanagement: Grundlegender Baustein der HISinOne-Migration
Die Einführung des neuen Campusmanagementsystems HISinOne ist weit mehr als ein technisches Projekt – es ist ein gemeinsamer Prozess, der sowohl Softwareimplementierung als auch Organisationsentwicklung beinhaltet. Unser zweiköpfiges Prozessteam agiert dabei als eine Einheit, in der strategische Weitsicht und operative Umsetzung fließend ineinandergreifen.
Unser Ansatz: Ein Team, ein Ziel
Wir verstehen Prozessmanagement nicht als bürokratische Hürde, sondern als Brücke zwischen den fachlichen Anforderungen der diversen Akteure - von Verwaltung über Fakultäten bis hin zum International Office bzw. Sprachenzentrum und der technischen Implementierung.
Dabei arbeiten der Prozessverantwortliche (Stefan Sprick) und der Prozessmodellverantwortliche (Dustin Franke) Hand in Hand: Während der eine den strategischen Rahmen sichert, sorgt der andere für die Passgenauigkeit in der Praxis. Unsere Arbeit ist ein dynamischer Kreislauf, in dem die Rollen im Team an den Schnittstellen verschmelzen.
Von der Vision zur Analyse
Gemeinsam mit den Stakeholdern nehmen wir bestehende Abläufe auf und gleichen Sie mit dem Funktionsumfang im Softwaresystem ab. So stellen wir sicher, dass Konzepte nicht nur auf dem Papier existieren, sondern den Arbeitsalltag effizienter machen.
Das methodische Vorgehen in den Produktbereichen STU und EXA begleitet die Fachabteilungen schrittweise von der ersten Idee bis zur produktiven Nutzung – vor allem soll es dabei ein Lern- und Gestaltungsprozess für alle Beteiligten darstellen. Den Auftakt dafür bildet eine interne Workshopserie, in der das Prozessteam den Teilnehmenden die Referenzprozesse der Software HISinOne im Detail erläutert. In diesen Workshops werden die konkreten Prozessschaubilder rund um die Software gemeinsam besprochen – praktisch orientiert statt theoretisch und abstrakt – und gezielt um Anforderungen und Rückfragen an den Dienstleister ergänzt.
Die Sitzungen werden außerdem durch Exkurse in ein Demosystem aufgelockert, um das Verständnis der Teilnehmenden zu unterstützen. Hier können die Sachbearbeitenden typische Anwendungsfälle, wie die Einschreibung von Studierenden oder die Erstellung eines SEPA-Mandats, direkt erproben. Während dieser Phase fungiert das Prozessteam als Moderator: Es fängt das wertvolle Feedback der Anwendenden ein und bereitet es strukturiert für den Softwaredienstleister auf.
Auf Basis dieser fundierten Vorarbeit leitet unser Dienstleister, die HIS eG, eine zweite Workshopserie ein, die den Fokus auf die Validierung der formulierten Bedarfe legt. In diesem Rahmen werden die Prozesse erneut durchlaufen, wobei der Dienstleister gezielt auf die spezifischen Fragen unserer Universität eingeht. Aus den Ergebnissen dieser Phase bilden sich ein detailliertes Fachkonzept und eine operative Aufgabenliste, welche beispielsweise notwendige Zuarbeiten der Universität wie die Definition von Studierendengruppen oder Gebührenmodellen umfasst. Um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit und Transparenz zu gewährleisten, werden sämtliche Aufgaben sowohl intern als auch extern in Ticketmanagementsystemen dokumentiert und abgearbeitet.
Nach Abschluss der konzeptionellen Workshop-Phase schließt sich eine intensive Konfigurationsphase an. Hier steht vor allem ein kontinuierlicher Dialog zwischen den Fachexperten der Fakultäten, den Technikern des ITZ und den Beratern des Dienstleisters im Mittelpunkt, moderiert von der Projektleitung und dem Prozessteam. Besonders komplexe Abläufe oder Themen mit hohem Abstimmungsbedarf werden dabei in gesonderten Workshops isoliert betrachtet und gelöst. Am Ende dieses Weges stehen eine umfassende Prozessdokumentation sowie eine präzise, vollständig konfigurierte Software, die produktbereichsweise in den Live-Betrieb überführt wird. Damit endet der Projektstatus für die jeweiligen Bereiche schließlich, und es wird fließend in einen stabilen Regelbetrieb und Support übergegangen, der auf den im Prozess gemeinsam erarbeiteten Standards aufbaut.
Beratung und Begleitung als Gemeinschaftsaufgabe
Wir kommunizieren als Team mit internen und externen Partnern, um die Projektziele der MLU planmäßig zu erreichen. Während die strategische Seite die Koordination im Gesamtprojekt übernimmt, begleitet die operative Seite die Prozessbeteiligten direkt bei der Umsetzung. Diese Doppelspitze garantiert, dass sowohl die Projektziele als auch die individuellen Bedürfnisse der Fachabteilungen im Rahmen der Referenzprozesse gehört werden.
Qualitätssicherung durch Feedbackschleifen
Der Aufbau eines Prozesscontrollings ist eng an die tatsächliche praktische Ausführung gekoppelt. Erkenntnisse aus der täglichen Praxis fließen unmittelbar in die Steuerung und Konzeption zurück. So entsteht an der MLU ein lernendes System, das sich stetig verbessert. Klar dokumentierte Prozesse ermöglichen gezielte Detailverbesserungen durch die Sachbearbeitenden in Abstimmung mit den Prozessverantwortlichen nach dem Graswurzelansatz.
Die Transition: Gemeinsam durch den Wandel
Der kulturelle Wandel hin zu einer prozessorientierten Universität gelingt nur durch dieses Zusammenspiel:
- Soll-Definition: Auf Basis der HISINONE-Referenzmodelle entwickeln wir im Dialog mit den Akteuren gemeinsame Standards.
- Praktische Verankerung: Wir unterstützen die Verwaltung beim Übergang zu prozessbasierten Workflows – sei es bei fachlichen Änderungen im Tagesgeschäft oder beim Releasemanagement im Projekt.